دوشنبه ٠٨ خرداد ١٣٩٦
شرح وظایف منشی گروه

شرح وظايف منشي گروه:

 

  • برقراري تماس با مؤسسات و  گروه های درون دانشگاهی و برون دانشگاهی به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقات ها، کنفرانس ها و سمینارها
  • تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی ملاقات با مدیر گروه و تعیین ساعات ملاقات براي آنها
  • تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارایه به مدیر گروه
  • ابلاغ دستورات مدیر گروه به اعضاء برحسب خط مشی تعیین شده و پیگیري آن ها
  • تلخیص گزارشات تهیه شده براي مدیر گروه یا معاون آموزشی
  • آماده نمودن سوابق و پرونده هاي مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها براي اطلاع مقام مربوطه
  • انجام اقدامات لازم در زمینه برقراري ارتباط تلفنی مقام مربوط
  • انجام اقدامات لازم در زمینه دریافت، ثبت توزیع و نگهداري و بایگانی کردن پرونده ها و سایر اسناد و مدارك واحد مربوطه
  • مستندسازي و تهيه سوابق كليه فعاليتها و مكاتبات گروه بصورت منظم و سيستماتيك و به روز نگهداشتن كليه فایل ها
  • انجام اقدامات لازم در زمينه دريافت، ثبت، توزيع و نگهداري و بايگاني كردن پرونده ها و سايراسناد و مدارك واحد مربوطه
  •  تهيه نامه هاي اداري معمول جهت ارسال
  •  تایپ كردن نامه ها، صورت جلسات گزارشات و فرم هاي مورد نياز گروه
  • انجام ساير امور مربوط با هماهنگي مدير گروه
  • اطلاع رساني به دانشجويان دكتري و مربيان حق التدريس
  • اسكن درخواست وسايل مورد نياز براي گروه از انبار
  • و پرینت کارهای اعضاء گروه
  • هماهنگی جهت زیراکس های مورد نیاز اعضاء گروه
  • انجام سایر امور مربوط