مسئول کارگزینی: لیلا فضائلی
شماره تلفن: ۴۳۶۵۱۴۰۳
شرح وظایف:
- کسب دستور و برنامه کار از رئیس مربوطه
- تأئید پیشنویس مکاتبات اداری و استخدامی و سایر امور مربوط به کارگزینی و نظارت بر تهیه و تنظیم آنها حسب مورد
- صدور کلیه احکام حقوقی اعضای هیات علمی و کارکنان
- بررسی شکایات استخدامی کارکنان و شکایات واصله از مراجع قضایی و تهیه لوایح دفاعی طبق مقررات
- انجام امور برنامه ریزی و سرپرستی واحد کارگزینی و نظارت بر عملکرد کارکنان تحت سرپرستی
- تهیه گزارش از فعالیت ها، پیشرفت ها، مشکلات جهت سرپرست مربوطه
- بررسی سیستم پرسنلی و تهیه آمار مربوطه
- اقدامات مربوط به سیستم مهندسی مشاغل
کارگزین (بایگان الکترونیک): ایما اکرامی
شماره تلفن: 43651404
شرح وظایف:
- انجام کلیه مکاتبات مربوطه
- بررسی چیدمان پرونده اعضای هیئت علمی و کارکنان
- بایگانی الکترونیکی پرونده اعضای هیئت علمی و کارکنان
- انجام امور آموزش ضمن خدمت کارکنان
- کسب دستور و برنامه کار از رئیس مربوطه
مسئول دبیرخانه: فرنوش رهنمائی
شماره تلفن: ۴۳۶۵۱۳۱۹
پست الکترونیک: rahnamaee.f@iums.ac.ir
شرح وظایف:
- اسکن و شماره کردن نامه های وارده و ثبت دستی شماره بر روی فیزیک نامه و ارسال نامه های وارده به واحدهای مربوطه در دانشکدهارسال نامه داخلی به خارج از دانشکده
- انجام فکس های دانشکده، دریافت فکس های وارده، ورود به سیستم و ارسال به واحد مربوطه
- جمع آوری نامه های واحدهای دانشکده در طول روز (۳ نوبت)، جابجایی و انتقال نامه های بین واحدهای دانشکده
- گرفتن امضای قراردادهای محرومیت از مطب از فرد مربوطه، ارسال قراردادهای محرومیت از مطب به دفتر ریاست دانشکده جهت امضا سپس اسکن و شماره کردن قراردادهای محرومیت از مطب و ثبت دستی شماره بر روی قراردادها، ارسال یک نسخه از قراردادهای محرومیت از مطب به واحد حسابداری و بایگانی
- اسکن و شماره کردن قراردادهای دانشکده با شرکت ها و ثبت دستی شماره بر روی قراردادها
- تشکیل پرونده و مرتب سازی زونکن قراردادهای دانشکده
- گرفتن امضای تفاهم نامه های آموزشی بین دانشکده و بیمارستان ها و مراکز آموزشی، اسکن و شماره کردن تفاهم نامه های آموزشی و ثبت دستی شماره بر روی تفاهم نامه ها
- ارسال پیوست های نامه های اداری به واحدهای دانشگاه
- ارسال پرونده های پرسنلی درخواستی دانشگاه
- پرینت و مهر کردن گواهی های اشتغال به کار، گواهی های کسر از حقوق، گواهی های ضمانت افراد و تحویل آن
- پست کردن نامه های دریافتی از واحدها و دریافت نامه های پستی و ارسال به واحد مربوطه
- دریافت صورت جلسات و اخذ امضا قبل از شروع جلسات بعدی
- بررسی و دسته بندی پرونده های قدیمی دبیرخانه و تهیه زونکن های جدید و مرتب کردن فایل های قدیمی
نامه رسان خارجی: پرویز میرزایی
نامه رسان داخلی: اکرم صالحی
شماره تلفن: ۴۳۶۵۱۳۱۷
مسئول حضور و غیاب: فیروزه نقرهشماره تلفن: ۴۳۶۵۱۴۰۰
شرح وظایف:
- محاسبه و گزارش ماهانه ورود و خروج اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و قراردادی و ثبت در جدول عملکرد سالانه
- محاسبه مرخصی جهت اعلام مانده مرخصی سالانه و صدور ابلاغ مانده مرخصی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی، اعضاء هیئت علمی رسمی و پیمانی و اعلام مانده مرخصی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی، اعضاء هیئت علمی رسمی بازنشسته جهت بازخرید
- تهیه کارکرد ماهانه لیست غذا و مسکن اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی، کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی با هماهنگی مسئول کارگزینی و کارشناس آمار
- دریافت تائیدیه گواهی کارکرد اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی مأمور در دانشکده از معاونت مربوطه و تهیه نامه گواهی کارکرد اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی مأمور در دانشکده
- بررسی استعلاجی اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی و اعلام مرخصی ها جهت صدور نامه به دانشگاه و صدور حکم مرخصی استعلاجی
- اصلاح درخواست های سیستمی مرخصی، مأموریت و ورود و خروج کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی، اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی با تائیدیه معاونت مربوطه
- دریافت گزارش غیبت های سیستمی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی، اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی و اعلام به معاونت مربوطه
- راهنمایی کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی جهت اصلاح سیستم حضور و غیاب
- تهیه لیست های پرداخت بن های غیر نقدی جهت مناسبت ها برای کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- محاسبه مرخصی بانوان دارای شرایط خاص، مرخصی استحقاقی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی به صورت ماهانه و محاسبه مرخصی و صدور ابلاغ مانده کارکنان رسمی و پیمانی جهت اعلام مانده مرخصی سالانه
- دریافت تائیدیه گواهی کارکرد کارکنان رسمی، پیمانی مأمور در دانشکده از معاونت مربوطه و تهیه نامه گواهی کارکرد کارکنان رسمی و پیمانی مأمور در دانشکده
- بررسی استعلاجی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی و اعلام مرخصی ها جهت صدور نامه به دانشگاه و صدور حکم مرخصی استعلاجی
- بررسی مرخصی های پاداش کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی با لیست پاداش تائید شده امتحانات
- تعریف دانشجویان دکترا در سیستم حضور و غیاب دانشجویان، گزارشگیری ماهانه ورود و خروج دانشجویان دکترا و ارسال به معاونت آموزشی
- بررسی استعلاجی کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی و اعلام مرخصی ها جهت صدور نامه به دانشگاه و صدور حکم مرخصی استعلاجی
رابط رفاهی: زهرا اسکندری
شماره تلفن: ۴۳۶۵۱۴۰۶
شرح وظایف:
- دریافت بخشنامه پرداخت حق البسه به پرسنل مشمول و تهیه جدول پرسنل مشمول دریافت حق البسه با توجه به قانون مربوطه
- دریافت نامه های تسهیلات و اطلاع رسانی، آموزش و کمک به تکمیل سامانه رفاهی به کلیه کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- انجام امور مربوط به تسهیلات اقامتی جهت کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- انجام امور مربوط به تسهیلات وام قرض الحسنه، کارت اعتباری و غیره کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- اطلاع رسانی، تهیه نامه تائید امضاء و اثر انگشت وام گیرنده و ضامن، مرتب سازی پرونده های وام کارکنان، پیگیری از بانک جهت دریافت وام رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- دریافت نامه و صدور اطلاعیه جهت دانش آموزان ممتاز، اخذ کارنامه و گواهی های تحصیلی، اسکن مدارک و عکس های، تهیه نامه و ارسال مدارک و هماهنگی با دانشگاه، اخذ و تحویل جوایز فرزندان کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- بررسی اکسل ثبت نامه های بیمه تکمیلی، تائید و پاسخ به نامه های تائیدیه، هماهنگی با دانشگاه در خصوص مشکلات بیمه تکمیلی کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- دریافت اطلاعات ایثارگران و اعلام مشخصات، تهیه نامه ارسال اطلاعات ایثارگران کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
- امور مریوط به کارت های بن غیر نقدی، تهیه نامه درخواست فراموشی رمز کارت، صدور کارت مجدد، مراجعه به بانک و دریافت کارت، هماهنگی با بانک جهت فعال سازی پیامک بن کارت کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی و اعضاء هیئت علمی رسمی، پیمانی و تعهداتی
بایگان: حوریه شاه حسینی
شماره تلفن: ۴۳۶۵۱۴۱۳
شرح وظایف:
- پرینت مکاتبات دریافتی از اعضای هیات علمی و کارکنان
- بایگانی مکاتبات اعضای هیات علمی و کارکنان
- به روزرسانی کلیه پرونده های اعضای هیات علمی و کارکنان
- برگ شمار نمودن کلیه پرونده های اعضای هیات علمی و کارکنان
- تحویل سوابق در خواستی از پروندهای اعضای هیات علمی و کارکنان
- بررسی پرونده های راکد در پاسخگویی به رای های دیوان ارسالی به دانشگاه
- اعلام آمارها درخواستی از پرونده های جاری و راکد دانشکده
- بایگانی بخشنامه های ارسال شده از دانشگاه
- گرفتن امضای احکام پیمانی، قراردادی و تعهداتی از فرد مربوطه