معرفی کمیته
هدف:
پایش عملکرد کمیته ها و اثربخشی فعالیت ها به نسبت برنامه ارجاعی از دانشگاه و آیین نامه و همچنین تطابق اهداف کمیته ها با برنامه استراتژیک دانشگاه و وزارت متبوع
حیطه کاربرد:
این دستورالعمل پایش گروه ها و واحدها و کلیه قسمت های سازمان را در بر می گیرد.
زیر کمیته ها: هر زیر کمیته می تواند ۲ الی ۳ عضو داشته باشد.
- زیر کمیته اندیشه و فکر
- زیر کمیته پایش چک لیست ها و فرم ها
- زیر کمیته آسیب شناسی و ارائه راهکارها
مسئولیت ها
- مسئولیت اجرای این دستورالعمل با کمیته پایش می باشد.
- کلیه گروه ها و واحدها موظف به ارائه اطلاعات ورودی و مورد نیاز کمیته پایش می باشند.
- کمیته پایش موظف به ارائه گزارش پایش گروه ها به مسئول پایش و ارزشیابی دانشگاه به صورت هر سه ماه یکبار می باشد.
- زیر کمیته های پایش می تواند از بین اعضای خود برای هر یک از کمیته های تخصصی خود اعضایی را تعیین می کند.
- اعضاء تعیین شده مسئول تهیه و ارائه گزارش پایش مربوطه مطابق با فرمت یکسان پایش می باشند.
- اعضاء زیر کمیته های پایش بنا به ضرورت می توانند در جلسات کمیته های تخصصی پایش حضور داشته باشد.
- اعضاء زیر کمیته پایش براساس فرم ارزشیابی ارزیابی خود را گزارش می نمایند.
شرح فعالیت ها:
کمیته پایش درجلسات دوره ای خود گزارش های پایش مربوط به جلسه های گذشته واحدها و گروه های دانشکده را بررسی می نماید.
۱-۵- ورودی های فرآیند پایش گروه ها و واحدها شامل:
کمیته پایش درجلسات دوره ای خود گزارش های پایش مربوط به جلسه های گذشته واحدها و گروه های دانشکده را بررسی می نماید.
۱-۵- ورودی های فرآیند پایش گروه ها و واحدها شامل:
- دستورالعمل پایش
- جدول گانت برنامه زیر کمیته های تخصصی پایش
- مصوبات و درخواست های کمیته پایش دانشگاه
- فرآیند انجام کار زیر کمیته ها شامل تشکیل جلسات، کارگروه های تخصصی
۲-۵- خروجی ها شامل:
مستندات تهیه شده از قبیل دستورجلسه و صورتجلسات، راهنماها و دستورالعمل ها
اعضای کمیته پایش
مسئول کمیته: دکتر فهیمه ثابتی
اعضای کمیته:
- دکتر محمد عباسی
- دکتر مریم کشاورز
- دکتر فریده باستانی
- دکتر مهناز شوقی
- دکتر آلیس خاچیان
- مهناز سیدالشهدایی
- عزت جعفرجلال
- دکتر سکینه شریفیان
- دریادخت مسرور
- مسئول کمیته پایش هر دانشکده با ابلاغ رئیس دانشکده منصوب می شود.
- مسئول کمیته پایش دانشکده موظف است زیر کمیته های تخصصی را تشکیل داده و افرادی جهت مسئولین زیر کمیته ها تعیین و معرفی نماید.
- مسئولین زیرکمیته های پایش به مدت یکسال معرفی می گردند و در صورت کارکرد فعال می توانند برای سال بعد نیز انتخاب گردند.
کمیته پایش پس از اخذ ورودی های زیر اقدام به بررسی می نماید:
- تطابق و کفایت اهداف با استراتژی های دانشگاه
- نتایج بدست آمده از فعالیت های انجام شده
- تعیین و به روزآوری شاخص های عملکردی
- عملکرد زیر کمیته های تخصصی به نسبت برنامه عملیاتی
- میزان اثربخشی عملکرد زیر کمیته های تخصصی در راستای اهداف و برنامه های تعریف شده دانشگاه
- بررسی علل عدم اثر بخشی ها با ذکر علت
بررسی نحوه اجرا و استقرار برنامه (فرآیند):
- تعیین و ترکیب تیم زیر کمیته های پایش
- تعیین چک لیست های مورد نیاز
- ارسال چک لیست ها به قسمت های مرتبط
- برنامه ریزی جهت پایش عملکرد منطبق با چک لیست های موجود
- تدوین گزارشات ناشی از پایش
- تعیین نقاط قابل بهبود و قدرت منتج از گزارشات
- تصمیم گیری درخصوص نقاط قابل بهبود
- ارائه نتایج به سایر زیر کمیته های مرتبط
- ارائه بازخورد نتایج پایش به ذی نفعان
خروجی های فرآیند پایش کمیته های تخصصی شامل:
ارائه گزارش به کمیته اصلی پایش دانشگاه هر سه ماه یکبار که شامل شاخص های اندازه گیری شده و پیشنهاد های اصلاحی است.
تبصره- در صورت نیاز خروجی های بدست آمده از گزارش پایش زیر کمیته های تخصصی به مسئول کمیته پایش جهت شفاف سازی باید فعالیت های جهت اصلاح و بهبود ارائه گردد.
شاخص های فرایند پایش گروه ها و واحدهای مربوطه
فرم اثربخشی و تحلیل و ذکر علت عدم دستیابی با درصد
|
دوره زمانی /تاریخ اندازه گیری |
شاخص |
معیار پذیرش |
نتیجه به دست آمده |
تجزیه و تحلیل گزارش |
ش پیوست (نمودارهای آماری ) |
شماره اقدام اصلاحی (در صورت نیاز) |
|
|
|
|
|
|
|
|