پایش عملکرد کمیته ها و اثربخشی فعالیت ها به نسبت برنامه ارجاعی از دانشگاه و آیین نامه و همچنین تطابق اهداف کمیته ها با برنامه استراتژیک دانشگاه و وزارت متبوع حیطه کاربرد:
این دستورالعمل پایش گروه ها و واحدها و کلیه قسمت های سازمان را در بر می گیرد. زیر کمیته ها: هر زیر کمیته می تواند ۲ الی ۳ عضو داشته باشد.
زیر کمیته اندیشه و فکر
زیر کمیته پایش چک لیست ها و فرم ها
زیر کمیته آسیب شناسی و ارائه راهکارها
مسئولیت ها
مسئولیت اجرای این دستورالعمل با کمیته پایش می باشد.
کلیه گروه ها و واحدها موظف به ارائه اطلاعات ورودی و مورد نیاز کمیته پایش می باشند.
کمیته پایش موظف به ارائه گزارش پایش گروه ها به مسئول پایش و ارزشیابی دانشگاه به صورت هر سه ماه یکبار می باشد.
زیر کمیته های پایش می تواند از بین اعضای خود برای هر یک از کمیته های تخصصی خود اعضایی را تعیین می کند.
اعضاء تعیین شده مسئول تهیه و ارائه گزارش پایش مربوطه مطابق با فرمت یکسان پایش می باشند.
اعضاء زیر کمیته های پایش بنا به ضرورت می توانند در جلسات کمیته های تخصصی پایش حضور داشته باشد.
اعضاء زیر کمیته پایش براساس فرم ارزشیابی ارزیابی خود را گزارش می نمایند.
شرح فعالیت ها: کمیته پایش درجلسات دوره ای خود گزارش های پایش مربوط به جلسه های گذشته واحدها و گروه های دانشکده را بررسی می نماید. ۱-۵- ورودی های فرآیند پایش گروه ها و واحدها شامل:
دستورالعمل پایش
جدول گانت برنامه زیر کمیته های تخصصی پایش
مصوبات و درخواست های کمیته پایش دانشگاه
فرآیند انجام کار زیر کمیته ها شامل تشکیل جلسات، کارگروه های تخصصی ۲-۵- خروجی ها شامل: مستندات تهیه شده از قبیل دستورجلسه و صورتجلسات، راهنماها و دستورالعمل ها
اعضای کمیته پایش مسئول کمیته: دریادخت مسرور اعضای کمیته:
دکتر حمید پیروی
دکتر مریم کشاورز
مهرنوش اینانلو
دکتر آلیس خاچیان
مهناز سیدالشهدایی
عزت جعفرجلال
دکتر تهمینه صالحی
فاطمه قمری
مسئول کمیته پایش هر دانشکده با ابلاغ رئیس دانشکده منصوب می شود.
مسئول کمیته پایش دانشکده موظف است زیر کمیته های تخصصی را تشکیل داده و افرادی جهت مسئولین زیر کمیته ها تعیین و معرفی نماید.
مسئولین زیرکمیته های پایش به مدت یکسال معرفی می گردند و در صورت کارکرد فعال می توانند برای سال بعد نیز انتخاب گردند.
شرح وظایف کمیته پایش: کمیته پایش پس از اخذ ورودی های زیر اقدام به بررسی می نماید:
تطابق و کفایت اهداف با استراتژی های دانشگاه
نتایج بدست آمده از فعالیت های انجام شده
تعیین و به روزآوری شاخص های عملکردی
عملکرد زیر کمیته های تخصصی به نسبت برنامه عملیاتی
میزان اثربخشی عملکرد زیر کمیته های تخصصی در راستای اهداف و برنامه های تعریف شده دانشگاه
بررسی علل عدم اثر بخشی ها با ذکر علت
بررسی نحوه اجرا و استقرار برنامه (فرآیند):
تعیین و ترکیب تیم زیر کمیته های پایش
تعیین چک لیست های مورد نیاز
ارسال چک لیست ها به قسمت های مرتبط
برنامه ریزی جهت پایش عملکرد منطبق با چک لیست های موجود
تدوین گزارشات ناشی از پایش
تعیین نقاط قابل بهبود و قدرت منتج از گزارشات
تصمیم گیری درخصوص نقاط قابل بهبود
ارائه نتایج به سایر زیر کمیته های مرتبط
ارائه بازخورد نتایج پایش به ذی نفعان
خروجی های فرآیند پایش کمیته های تخصصی شامل:
ارائه گزارش به کمیته اصلی پایش دانشگاه هر سه ماه یکبار که شامل شاخص های اندازه گیری شده و پیشنهاد های اصلاحی است.
تبصره- در صورت نیاز خروجی های بدست آمده از گزارش پایش زیر کمیته های تخصصی به مسئول کمیته پایش جهت شفاف سازی باید فعالیت های جهت اصلاح و بهبود ارائه گردد.
